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So brichst du die Emailwelle

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Guten Morgen

Morgens im Büro erst mal kurz Emails checken. Die Emaillast nimmt ja bekanntlich zu.

Nur mal kurz? Oder kommt es vielleicht wie es eigentlich immer kommt:
Dein Posteingang begrüßt dich mit einer üppigen Explosion neuer Mails.
Aufgaben und Termine schießen wie Pilze aus deinen Emails und deine noch nicht vorhandene Tagesplanung ist bereits hinüber.

Genau jetzt wo du dich fragst, wie du das heute denn alles noch unterbringen sollst, wird es Zeit sich Gedanken über dein Emailbearbeitungsverhalten zu machen.
Also dann halten wir doch einmal die Taschenlampe hinein und schauen uns das einmal genauer an, wie du da wieder runterkommst.

Wohin schauen

Nicht selten bekommst du heutzutage täglich fünfzig Emails und mehr. Eine Zahl, die dich schnell mehr beschäftigt als dir lieb ist. Diese Zahl wirst du nur schwer ändern können, aber du kannst deinen Umgang damit ändern. Prinzipiell solltest du aus zwei Perspektiven dein Emailbearbeitungsverhalten prüfen:
Wie kannst du dein Emailverhalten ändern? Und wie gehst du mit dem Emailverhalten anderer um?

Wozu benutzt du Emails

Manchmal vergisst du vielleicht wofür Emails genutzt werden sollten und wofür nicht:

Emails nutzen für:

  • Anfragen, die eine zeitversetzte Bearbeitung erlauben
  • Klärungen, die einen schriftlichen Nachweis erfordern
  • Informationsweitergabe (ggf. auch an mehrere Personen)

Emails nicht nutzen für:

  • Hochdringliches
  • Emotionales
  • Missverstehbares

Die Grundverhaltensweisen

Es gibt Grundverhaltensweisen, an die du dich halten solltest. Keine große Sachen, denn diese sorgen in der Regel für eine Struktur, an der du dich gut orientieren kannst.

Über den Umgang mit eingehende Emails

  • Spammails ohne Kompromisse löschen
  • “Nutzmails” NIE löschen, bearbeiten und dann IMMER archivieren
  • Nicht jede Mail verlangt DEINE Antwort. Stehst du unter an: ?
  • Mails müssen NIE SOFORT bearbeitet werden.
  • Verabschiede dich von der ZeroInbox-Idee. In deinem Posteingang wird sich nahezu IMMER etwas tummeln. Akzeptiere das!
  • Arbeite Emails blockweise ab. 1×10 Emails. Nicht 10×1 Email.

Das Umfeld in dem du dich bewegst

  • Versorge dich und deinen Arbeitsplatz bevor es mailtechnisch losgeht mit einem Getränk
  • Öffne dein Emailprogramm nicht innerhalb der ersten 30 Minuten deines Arbeitstages
  • Plane zu Beginn deines Arbeitstages zuerst, auf Papier, was du heute so vorhast, dann kommen erst die Emails.
  • Checke maximal zwei mal am Tag deinen Posteingang
  • Arbeite deinen Postausgang ab – Emails werden zu Aufgaben, Terminen oder späteren Wiedervorlagen.
  • Beantworte Mails, die sich in weniger als 120 SEKUNDEN beantworten lassen, sofort. Alle anderen Emails später
  • Mails, die du in CC bekommst, KANNST du lesen, archiviere diese prinzipiell immer automatisch in einen Unterordner „CC Mailarchiv“. Lese Mails aus dem „CC Mailarchiv“ Ordner nur bei Bedarf.
  • Sortiere Infomails (Newsletter, etc.) automatisch per Emailregeln weg und lese diese wenn du „Lesezeit“ hast.

Dampfe deine Emailwelle wieder herunter mit den oben genannten Grundverhaltensweisen und lass dich nicht länger von deinem Posteingang steuern. Genieße dein neues Emailbearbeitungsverhalten und die damit gewonnene Freiheit.

Wie surfst du deine Welle?

Foto: Surfer at Morro Bay State Beach von kevincole [CC BY 2.0]

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